La facturation en Suisse obéit à des règles précises qui encadrent la présentation, la TVA et les nouveaux formats numériques comme la QR-facture ou l’eBill. Que vous soyez indépendant, fiduciaire ou PME, bien comprendre ces obligations est essentiel pour garantir la conformité de vos documents et simplifier votre gestion administrative.
En 2025, la digitalisation continue de transformer les pratiques : automatisation, logiciels suisses certifiés et intégration des paiements électroniques deviennent la norme. Dans ce guide complet, découvrez les mentions légales obligatoires, les types de factures, les normes techniques et les bonnes pratiques pour facturer efficacement.
👉 Consultez aussi notre lexique complet de la facturation en Suisse (A–Z) pour approfondir chaque notion.
Sommaire
Mentions légales obligatoires sur une facture en Suisse
Les principaux types de factures en Suisse
Les formats et normes de facturation
TVA et numéros d’identification
Délais de paiement et gestion des impayés
Automatiser et simplifier la facturation avec un logiciel
Le rôle des fiduciaires dans la facturation en Suisse
Conclusion
FAQ : Facturation en Suisse
En Suisse, chaque facture doit contenir un ensemble d’informations précises pour être considérée comme valide, tant sur le plan comptable que fiscal. Ces mentions permettent d’identifier clairement les parties impliquées et de garantir la transparence des transactions.
Les éléments indispensables sont :
-
Le nom complet ou la raison sociale de l’émetteur (fournisseur) et du client ;
-
L’adresse complète des deux parties ;
-
Le numéro unique de facture ;
-
La date d’émission et, le cas échéant, la date de la prestation ou de la livraison ;
-
La description détaillée des biens ou services facturés ;
-
Le montant total hors taxe et TTC (si assujettissement à la TVA) ;
-
Les conditions de paiement et le délai de règlement.
Mentions obligatoires pour les entreprises assujetties à la TVA
Les entreprises soumises à la TVA doivent en plus indiquer :
-
Leur numéro d’identification TVA (CHE-xxx.xxx.xxx TVA) ;
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Le taux de TVA appliqué (8.1 %, 2.6 % ou 3.8 %) ;
-
Le montant de la TVA perçue ;
-
Le total TTC (toutes taxes comprises).
Une facture bien structurée et conforme réduit les risques d’erreurs lors des contrôles fiscaux et simplifie les échanges avec vos clients.
À retenir
- Une facture suisse doit toujours comporter des informations claires sur l’émetteur et le client.
- Le numéro de facture et la date d’émission sont obligatoires.
- Les entreprises assujetties doivent mentionner leur numéro de TVA.
- Une facture conforme facilite la gestion comptable et les contrôles fiscaux.
Selon la nature de la prestation ou la relation commerciale, différents types de factures sont utilisés. Chaque type répond à des besoins spécifiques et doit respecter les mentions légales obligatoires. Voici les principaux :
-
Facture classique : document standard pour la vente d’un produit ou d’un service à montant fixe.
-
Facture horaire : utilisée lorsque la rémunération dépend du temps réellement passé sur une mission (ex. : fiduciaires, consultants, avocats). Elle doit mentionner le taux horaire, le nombre d’heures facturées et, idéalement, une description des prestations réalisées. Un relevé d’heures ou un rapport d’activité peut être joint pour plus de transparence.
-
Facture pro forma : émise à titre informatif avant une transaction, sans valeur comptable.
-
Facture d’acompte : permet de demander un paiement partiel avant la livraison complète de la prestation, courante dans les projets à long terme.
-
Facture récurrente : utilisée pour les abonnements, maintenances ou prestations régulières (mensuelles, annuelles).
-
Facture d’avoir (note de crédit) : sert à corriger, rembourser ou annuler tout ou partie d’une facture précédente.
À retenir
- Les types de factures varient selon la nature de la prestation.
- La facture d’acompte est fréquente dans les prestations continues.
- Les factures d’avoir servent à corriger ou rembourser un montant facturé.
- La facture horaire est idéale pour les services basés sur le temps travaillé, comme le conseil ou les prestations techniques.
Depuis la réforme numérique, la Suisse a introduit plusieurs standards pour moderniser la facturation :
QR-facture : remplace progressivement les anciens bulletins de versement rouges et oranges. Elle contient toutes les informations nécessaires au paiement dans un code QR scannable.
eBill : permet l’envoi et le paiement électronique direct via l’e-banking du client.
Facture PDF ou papier : toujours admise, mais de plus en plus remplacée par les formats électroniques.
Norme ISO 20022 : standard international garantissant l’interopérabilité entre les systèmes bancaires et les logiciels comptables.
À retenir
- La QR-facture a remplacé progressivement les bulletins rouges et orange.
- eBill permet un envoi électronique direct entre client et fournisseur.
- Les formats numériques facilitent l’automatisation et le suivi.
En Suisse, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) s’applique à la plupart des biens et services dès que le chiffre d’affaires annuel dépasse CHF 100 000 (en Suisse ou à l’étranger). Chaque entreprise assujettie doit posséder un numéro d’identification TVA (CHE) et l’indiquer sur toutes ses factures. Les entreprises non assujetties doivent explicitement mentionner « exonéré de TVA » pour éviter toute confusion.
Tableau récapitulatif des principaux taux de TVA en 2025 :
| Type de bien ou service | Taux de TVA | Remarques principales |
|---|---|---|
| Biens et services standards | 8.1 % | Taux normal applicable à la majorité des produits. |
| Produits alimentaires, livres, médicaments | 2.6 % | Taux réduit pour les biens de première nécessité. |
| Hébergement (hôtellerie, logement) | 3.8 % | Taux spécial sur la valeur ajoutée liée à l’accueil. |
| Entreprises en dessous de CHF 100’000 | Exonéré | Non assujetties à la TVA, mais doivent le préciser sur la facture. |
En cas de prestations internationales, des règles spécifiques s’appliquent (par exemple, exonération pour les exportations). Un logiciel comme GesMobile peut automatiser le calcul et l’affichage des taux de TVA, réduisant ainsi les erreurs.
À retenir
- L’assujettissement à la TVA dépend du chiffre d’affaires annuel.
- Le taux normal s’applique à la majorité des prestations de services.
- Les factures doivent indiquer le numéro d’identification TVA (CHE).
Les délais de paiement sont généralement fixés à 30 jours, sauf accord contraire. Ils doivent être clairement mentionnés sur la facture pour éviter tout litige. En l’absence de mention, le délai légal par défaut est de 30 jours.
Voici les bonnes pratiques pour gérer les paiements :
- Mention claire du délai : indiquez la date d’échéance sur la facture pour éviter toute ambiguïté.
- Relances : en cas de retard, envoyez une relance écrite (par e-mail ou courrier) après la date d’échéance. Une deuxième relance peut inclure une mise en demeure.
- Intérêts de retard : la loi suisse autorise des intérêts de retard de 5 % par an, sauf disposition contraire dans le contrat.
- Paiements partiels : acceptez les paiements partiels si nécessaire, mais précisez les conditions dans vos relances.
- Poursuites : si le paiement reste impayé, une procédure de poursuite peut être engagée via l’Office des poursuites.
À retenir
- Les délais doivent être clairement mentionnés sur la facture.
- La relance écrite est souvent la première étape avant une poursuite.
- Les intérêts de retard sont encadrés par la loi (5 % par défaut).
La digitalisation permet aujourd’hui de gagner du temps et de réduire les erreurs grâce aux outils de gestion d’entreprise. L’utilisation d’un logiciel adapté est devenue incontournable pour les entreprises suisses.
Des solutions comme GesMobile permettent de :
- Générer des factures conformes en quelques clics ;
- Envoyer vos documents par e-mail ;
- Automatiser les relances et le rapprochement bancaire ;
- Collaborer facilement avec votre fiduciaire.
GesMobile, conçu pour répondre aux besoins des PME et indépendants suisses, garantit une conformité totale avec les normes locales tout en simplifiant votre quotidien.
À retenir
- Les logiciels suisses simplifient la gestion administrative et la conformité.
- GesMobile permet la génération automatique des QR-factures et eBill.
- L’automatisation réduit les erreurs et les délais de paiement.
En Suisse, les fiduciaires accompagnent de nombreuses entreprises et indépendants dans la gestion quotidienne de leur facturation et de leur comptabilité. Leur mission va bien au-delà de la simple tenue des comptes : elles assurent la conformité des factures, le suivi de la TVA, la préparation des documents comptables et la gestion des paiements ou des relances.
Les fiduciaires jouent également un rôle de conseil stratégique, en aidant leurs clients à mettre en place des outils de facturation automatisée et à adopter les formats numériques reconnus (QR-facture, eBill). Grâce à leur expertise, elles garantissent une traçabilité optimale et facilitent la transition vers des processus administratifs plus efficaces et conformes aux exigences suisses.
💡 Bon à savoir : de nombreux logiciels de facturation suisses, comme GesMobile ou Odoo, proposent des fonctionnalités collaboratives permettant aux fiduciaires et à leurs clients de travailler sur une même plateforme sécurisée.
À retenir
- Les fiduciaires accompagnent les entreprises dans la gestion et le contrôle des factures.
- Elles garantissent la conformité légale et la précision comptable.
- Leur rôle devient stratégique avec la digitalisation de la facturation.
En 2025, la facturation en Suisse combine rigueur légale et innovation technologique. Respecter les mentions obligatoires, choisir le bon type de facture, adopter des formats comme la QR-facture ou eBill, et gérer efficacement la TVA et les paiements sont des étapes clés pour toute entreprise.
Les logiciels simplifient ces processus tout en assurant une conformité totale, tandis que les fiduciaires apportent une expertise précieuse pour optimiser votre gestion.
📚 Pour aller plus loin, consultez notre lexique complet de la facturation en Suisse (A–Z)
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Toute facture doit mentionner le nom et l’adresse de l’émetteur et du client, la date, le numéro de facture, la description du service ou produit, le montant et la TVA si applicable.
Une entreprise devient assujettie dès qu’elle réalise plus de CHF 100’000 de chiffre d’affaires annuel, en Suisse ou à l’étranger.
La QR-facture est un format PDF ou papier avec code QR de paiement, tandis que eBill est un système électronique direct entre émetteur et destinataire.
L’utilisation d’un logiciel de facturation suisse comme GesMobile permet d’émettre des factures conformes, de gérer la TVA et d’automatiser les relances et paiements.
Oui. Une facture électronique envoyée par e-mail (en PDF ou eBill) est valide juridiquement si elle contient toutes les mentions légales et peut être conservée sous forme électronique pour l’archivage.
Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, sous format papier ou numérique, conformément au Code des obligations (art. 958f CO).
Les oublis fréquents concernent le numéro de TVA, les dates de prestation, ou encore l’absence de conditions de paiement. Un logiciel de facturation comme GesMobile permet d’éviter ces erreurs automatiquement.
La facturation horaire nécessite de détailler le nombre d’heures travaillées, le tarif horaire et, si applicable, les frais annexes. Un logiciel comme GesMobile facilite le suivi des heures et la génération de factures conformes, avec un rapport d’activité clair pour garantir la transparence avec vos clients.
Une fiduciaire garantit la conformité des factures, gère la TVA et optimise votre comptabilité. En combinant leur expertise avec un logiciel comme GesMobile, vous gagnez du temps et évitez les erreurs, tout en restant conforme aux normes suisses.
Oui, il est possible d’émettre une facture dans une autre devise. Le montant total sera alors libellé dans cette devise.
