L’implémentation d’un outil digital de gestion des notes de frais améliore le quotidien de vos équipes. Tous vos collaborateurs qu’ils soient en déplacement, sur le terrain ou au bureau ont besoin de saisir des frais au quotidien.
Pour toutes entreprises (TPE, PME, start-up, artisans) la gestion des notes de frais professionnels peut engendrer des tâches pénibles et fastidieuses, être source d’erreur voir de fraudes.
La numérisation des notes de frais n’est donc plus une question aujourd’hui mais une nécessité pour plusieurs raisons. Découvrez les 4 avantages d’une gestion purement digitale des dépenses de vos collaborateurs.
1- Gérez vos notes de frais dans un seul endroit
La numérisation des justificatifs permet d’avoir une base de données à jour accessible en tout lieu depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Vous avez une vue globale sur vos dépenses et toutes les archives de l’entreprise.
2- Soyez mobiles
Opter pour un logiciel de gestion de notes frais disposant d’une application mobile permet de saisir ses frais quelque soit l’endroit. Cette mobilité permet d’être plus efficace, de ne plus perdre les justificatifs et de saisir simplement les informations.
3- Gagnez du temps et de l’argent
Ces processus sont long et chronophages, il faut compter en moyenne 20 à 30 minutes pour réaliser une seule note de frais. Avant de faire la saisie le collaborateur doit veiller à conserver tous ses tickets de caisse, au moment de faire la saisie il faut joindre le bon ticket au bon frais, etc. Toutes ces actions ralentissent le traitement, les validations et le remboursement des frais lorsque ce processus n’est pas digitalisé.
4- Limitez la fraude et plus de pertes des justificatifs
Dans le cadre d’une procédure standard, le risque d’erreur est existant et conséquent. La simplification et la configuration des procédures à l’entreprise apportent un réel avantage visant la diminution du risque d’erreurs et une circulation de l’information facilité, grâce à un contrôle et une visibilité sur les frais du personnel optimisés.
Se doter d’une solution digitale permet d’accélérer et de simplifier le remboursement des frais pour être un vrai soulagement pour la trésorerie des collaborateurs. Le travail de votre fiduciaire ou de votre service comptable sera simplifié et le manager pourra facilement valider les dépenses de ses collaborateurs en un clic.
Si vous avez des questions, nous pouvons vous aider à mettre en place un système de gestion des notes de frais dans votre société quelle que soit sa taille. Vous pouvez réserver dès maintenant le créneau qui vous convient pour une démonstration gratuite.
