La communication au travail n’est pas toujours une tâche aisée. Entre incompréhensions, malentendus et tensions, il n’est pas toujours simple de communiquer efficacement avec ses équipes. Pourtant, communiquer est une phase primordiale à une bonne organisation et gestion d’entreprise. Alors comment optimiser la communication avec vos équipes et collaborateurs?
La communication au travail ou au sein d’équipe n’est pas toujours une tâche aisée. Et pour cause : incompréhension, malentendus et tensions sont au centre des problèmes de communication. Ces communications professionnelles sont pourtant des phases primordiales tant à la réalisation des tâches qu’à la gestion des équipes et d’entreprise. En effet, collaborateurs et équipes ont besoin d’être informés des tâches à réaliser, des délais, du matériel nécessaire et des éventuels changements pour travailler au mieux. En ce sens, une gestion d’entreprise performante repose aussi sur une communication efficace, simple et rapide.
Combien de problèmes d’organisation et de tensions pourriez-vous éviter en optimisant vos communications professionnelles ?
Des petites choses peuvent faire la différence : découvrez 3 astuces pour communiquer efficacement avec vos équipes.
1. TRANSMETTRE LES INFORMATIONS SIMPLEMENT
Un des problèmes les plus courants dans la communication au travail est la transmission d’informations. On peut distinguer deux sources de mauvaise transmission des informations au travail : les erreurs et les oublis.
Dans tout acte de communication, il y a un émetteur et un récepteur du message. Entre ces deux protagonistes, des erreurs peuvent se produire, notamment des erreurs d’encodage ou de décodage du message. On parlera alors d’incompréhension ou de malentendus. Quant aux oublis, ils peuvent survenir de l’émetteur, qui oublierait une information, ou du récepteur, qui oublierait qu’on lui ait transmis cette information. Ainsi, ces facteurs génèrent des tensions dans les équipes et impactent l’organisation des activités professionnelles.
En simplifiant la transmission des informations, on simplifie la communication.
Et avec la technologie actuelle, il est très simple de transmettre des messages et que ceux-ci restent marqués comme non-lus jusqu’à leur lecture. Que ce soit par email, SMS ou message WhatsApp, les téléphones portables signalent ces messages grâce à des notifications Push. Certaines applications de gestion permettent également de signaler par notifications Push des changements de planning ou des nouveaux rendez-vous. Ces notifications peuvent être paramétrées pour apparaitre sur l’écran verrouillé, dans le centre de notification, en bannières ou en pastilles.
Ainsi, les notifications Push permettent d’être toujours en contact avec vos collaborateurs. De plus, les risques d’oublis sont réduits : les notifications restent actives tant que les informations n’ont pas été consultées.
2. SIMPLIFIER LA SAISIE D’INFORMATIONS
Un autre problème dans la gestion et la communication d’équipe est la saisie d’informations. Saisie des heures, dépenses et notes de frais ou état des activités : les collaborateurs peuvent être amenés à saisir diverses informations liées à leur travail.
Aujourd’hui, technologie, applications et logiciels ont simplifié la saisie de ces informations. Plusieurs applications de gestion d’entreprise permettent de saisir des notes de frais en temps réel en scannant des tickets ou de saisir les heures grâce à des minuteries.
Ces solutions informatiques permettent une plus grande indépendance dans la saisie d’information mais également plus de simplicité. Toutes les informations sont stockées au même endroit et automatiquement transmises à qui de droit. Ainsi, fini les oublis, les tickets perdus et les double saisies.
3. FAVORISER UNE COMMUNICATION MOBILE
Les communications professionnelles ne peuvent pas attendre. Et grâce aux avancées technologiques de cette décennie, les communications sont aujourd’hui mobiles, possibles en tout temps et instantanées.
En tant qu’entrepreneur, les solutions de communication offertes par la technologie sont nombreuses, notamment les solutions mobiles. A un coût bas et permettant un contact en tout temps, elles sont intéressantes à implanter dans vos équipes. Elles s’adaptent aux défis de votre entreprise et au quotidien de vos collaborateurs.
Smartphones, tablettes et applications mobiles permettent de rester en contact avec vos équipes sur le terrain et d’organiser leur travail simplement. Parmi les solutions mobiles de communication, nous pouvons citer les messages, les emails, les plannings et les notifications push. Certaines applications permettent même d’accéder à des informations de planning détaillées comme des informations sur les clients et les tâches à effectuer.
En outre, ces applications sont généralement synchronisées entre les utilisateurs. Cette synchronisation permet de modifier les plannings ou informations clients et que ces modifications s’appliquent automatiquement chez tous les utilisateurs.
Ainsi, en privilégiant une communication mobile, vous favoriserez une communication simple mais également, vous gagnerez en efficacité tout en réduisant les coûts.
