Depuis 2016, la loi Suisse oblige les employeurs à documenter les horaires de tous leurs employés (horaires journaliers et hebdomadaires). Tous ces documents doivent être conservés pendant une durée de 5 ans et accessibles à tout moment.
L’objectif de cette loi est de protéger la santé des travailleurs, de s’assurer du respect des périodes de repos qui jouent un rôle important pour leur santé physique et psychique.
Il existe 3 variantes pour la saisie du temps de travail en fonction des conditions dans lesquelles l’activité est exercée :
Source : SECI – Direction du travail – conditions de travail – www.seco.admin.ch
1- L’enregistrement systématique
Applicable à tous les travailleurs qui ne disposent pas d’une certaine autonomie dans la fixation de leur temps de travail. L’employeur doit pouvoir documenter du début et de la fin de chaque phase de travail, ainsi que des pauses et des périodes de compensation. L’entreprise est libre de choisir la manière d’enregistrer la plus adaptée à son organisation.
2- L’enregistrement simplifié
Enregistrement de la durée total des heures travaillées. Cette solution est possible pour tous les travailleurs qui peuvent déterminer eux-mêmes une part significative de leurs horaires de travail. Ce régime ne nécessite pas de convention collective de travail (CCT). Un accord écrit passé entre l’entreprise et une représentation des travailleurs suffit. Concernant les entreprises qui comptent moins de 50 collaborateurs, il est également possible de convenir individuellement de ce régime avec les travailleurs.
3- La renonciation
À l’enregistrement du temps de travail est possible pour les travailleurs dont le salaire annuel brut dépasse 120 000 CHF. L’utilisation de ce régime se fait par le biais d’une CCT et requiert l’approbation individuelle des personnes concernées.
Cadre légal
art. 46 Ltr : L’employeur tient à la disposition des autorités d’exécution et de surveillance les registres ou autres pièces contenant les informations nécessaires à l’exécution de la présente loi et ses ordonnances. Pour le surplus, la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données est applicable.
Attention, en cas de contrôles des autorités, l’employeur doit être en mesure de donner au contrôleur tous les registres des 5 dernières années, et ce pour chaque employé, y compris les employés qui ne travaillent plus dans l’entreprise.
Art. 73 OLT1 : Les registres et pièces au sens de l’article 46 de la loi comportent toutes les données nécessaires à l’exécution de la loi, notamment :
- L’identité du travailleur ;
- La nature de son activité, les dates du début et de la cessation de ses rapports de service ;
- Les durées (quotidienne et hebdomadaire) du travail effectivement fourni, travail compensatoire et travail supplémentaire inclus, ainsi que ses coordonnées temporelles ;
- Les jours de repos ou de repos compensatoire hebdomadaires accordées, pour autant qu’ils ne tombent pas régulièrement un dimanche ;
- L’horaire et la durée des pauses d’une durée égale ou supérieure à une demi-heure ;
Exceptions
Ils existent quelques exceptions et personnes qui sont dispensés de saisir leurs heures :
- Conventions collectives : certaines professions couvertes par une convention collective peuvent avoir des pratiques différentes et être dispensé de saisie des heures. Par exemple certains employés avec un salaire supérieur à 120 000 peuvent en être dispensé)
- CEO, membres de direction et équivalents : les cadres dirigeants sont dispensés de saisir leurs heures de travail.
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Une saisie simplifiée
Vos employés pourront rentrer leurs heures depuis leur smartphone, tablette ou ordinateur rapidement grâce aux horaires prédéfinie et à la saisie automatisée. Les catégories de temps permettent de classer les saisies par type : horaires normal, temps de travail, vacances, absence, maladie, accident, etc.
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Vous pouvez exporter toutes les données et rapports d’heures par période, employé ou projet.
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