Tu planifies des rendez-vous, tu rappelles manuellement tes clients, et malgré ça certains créneaux restent vides le jour J. Avec les rappels de rendez-vous GesMobile, tu envoies un rappel en un clic, tu suis les confirmations en temps réel et tu gardes toute ton équipe informée.
Comment activer les rappels de rendez-vous
La fonctionnalité est désactivée par défaut. Pour l’activer : Paramètres d’entreprise > Options générales > Gestion RH > coche « Activer l’envoi de rappels de calendrier »
Une fois activée, elle apparaît directement dans ton agenda. Tu peux aussi personnaliser l’e-mail envoyé au client : ton logo, tes informations de contact, ton message.
Le processus de rappel étape par étape
Étape 1 : planifier le rendez-vous
Crée ton rendez-vous depuis la fonctionnalité Agenda de GesMobile. Chaque rendez-vous est lié à un client via un projet ouvert.
Étape 2 : envoyer le rappel
Depuis la vue liste, un bouton Envoyer rappel apparaît sur chaque rendez-vous planifié. Un clic envoie l’e-mail automatiquement au client associé.
Étape 3 : la réponse du client
Le client reçoit l’e-mail et peut confirmer ou refuser le rendez-vous. Il peut également ajouter un commentaire au moment de répondre. Ce commentaire est transmis à tous les employés impliqués dans le rendez-vous et apparaît dans l’e-mail de notification ainsi que directement dans le rendez-vous de l’agenda.
Étape 4 : confirmer ou refuser manuellement
Après envoi, le bouton devient Rappel envoyé. Deux options apparaissent : confirmer ou refuser manuellement le rendez-vous, indépendamment de la réponse du client.
Les statuts : lire ton agenda en un coup d’œil
Un code couleur clair pour chaque situation
- 🔘 Gris — Rendez-vous planifié, rappel pas encore envoyé
- 🟠 Orange — Rappel envoyé, en attente de réponse
- 🟢 Vert — Confirmé par le client
- 🔴 Rouge — Refusé par le client
Plus besoin de relire tes e-mails ou de vérifier manuellement : l’agenda te dit tout.
Rendez-vous déplacé ? Le processus repart automatiquement
Si tu déplaces un rendez-vous existant, le bouton Envoyer rappel redevient disponible. Tu relances le processus depuis le début : nouveau rappel, nouvelle confirmation, statut remis à jour. Le suivi reste cohérent quelle que soit la situation.
Rappels de rendez-vous et gestion d’équipe
Un suivi partagé entre tous les intervenants
GesMobile te permet d’afficher tous les agendas en même temps et de planifier par département ou par équipe. Les rappels s’intègrent dans cette logique collective : chaque commentaire client est visible par tous les employés concernés, sans qu’il soit nécessaire de faire le relais manuellement.
C’est particulièrement utile pour les équipes qui gèrent plusieurs clients ou chantiers en parallèle.
3 raisons d’activer les rappels de rendez-vous maintenant
- Tu gagnes du temps
Le processus est automatisé de A à Z. Pas de relance téléphonique, pas d’e-mail manuel. - Tu réduis les no-shows
Un client qui confirme activement son rendez-vous est un client qui se souvient de venir. - Toute ton équipe est dans la boucle
Les commentaires clients sont partagés avec tous les employés impliqués, directement dans l’agenda.
Fonctionnalité disponible dans GesMobile après activation dans les options générales. Teste gratuitement pendant 15 jours.
Les rappels de rendez-vous, c’est moins de no-shows, moins de relances manuelles et une équipe toujours dans la boucle. Une fonctionnalité simple à activer, qui fait une vraie différence au quotidien.
