Touche à Tout est une entreprise suisse de services diversifiés : nettoyage de maisons, résidences, commerces et bureaux, mais aussi jardinage, déneigement, déménagement et petits travaux. Avec une équipe polyvalente et des clients différents chaque jour, la coordination était un défi majeur.
Découvrez le retour d’expérience de Catarina Fernandes, gestionnaire qui supervise l’ensemble de l’administration, des plannings et de la gestion des absences.
Client : Touche à Tout
Fonctionnalités utilisées : Suivi client, projets ouverts, planning, absences, feuilles de temps et catalogue produits.
Avant : la gestion papier, source de confusion et de lenteur
Avant de découvrir GesMobile, Touche à Tout fonctionnait entièrement sur papier. Les défis étaient nombreux :
Des noms de clients… approximatifs
Sans base de données standardisée, les employés utilisaient des surnoms ou des descriptions pour identifier les clients. L’un d’entre eux était connu sous le surnom de « Barbie » au lieu de son vrai nom. Ce manque de rigueur créait des problèmes réels :
- Confusion lors de la facturation
- Difficultés à retrouver l’historique d’un client
- Manque de professionnalisme dans les documents
- Risques administratifs et comptables
Des plannings et des feuilles de temps dispersés
Les feuilles de temps mensuelles se collectaient manuellement. Sans visibilité en temps réel :
- Les employés ne savaient pas précisément où ils devaient aller
- Pas de suivi clair des heures travaillées chez chaque client
- Une accumulation croissante de documents à archiver
- Des risques d’erreur lors des calculs de paie
Catarina passait des heures à organiser le papier plutôt que de gérer stratégiquement l’entreprise.
Découverte de GesMobile
Catarina cherchait une solution simple, mobile et adaptée aux besoins d’une PME suisse. GesMobile correspondait exactement à ses attentes : un logiciel conçu pour les petites et moyennes entreprises, accessible depuis n’importe quel appareil, et facile à prendre en main.
Utilisation de GesMobile : une vision claire de l’activité
Aujourd’hui, elle utilise plusieurs fonctionnalités essentielles de GesMobile :
1. Suivi client et base de données standardisée
La première étape : créer une base de données précise avec les vrais noms et coordonnées de chaque client. Fini les approximations. Chaque client est identifié correctement, facilitant le suivi, la facturation et la communication.
2. Planning et projets ouverts
Les plannings numériques remplacent les feuilles papier :
- Visibilité totale : chaque employé voit clairement sa mission du jour, même pour des tâches ponctuelles ou exceptionnelles
- Pas de confusion : plus besoin de chercher où on est censé aller. Les instructions sont claires
- Gestion des projets : chaque mandat (nettoyage d’une maison, entretien d’un commerce, etc.) est suivi de bout en bout
3. Feuilles de temps intégrées
Au lieu de recueillir des papiers chaque mois :
- Les employés remplissent directement leurs heures.
- Le temps travaillé chez chaque client est traçable en temps réel.
- Catarina a une vue globale de la productivité et de la répartition du travail.
- La paie devient simple et fiable.
4. Gestion des absences et des congés
Avec des services variés selon les saisons (déneigement l’hiver, jardinage l’été), la gestion des absences est cruciale. GesMobile permet de visualiser instantanément qui est disponible et quand.
5. Catalogue produits et projets ouverts
Pour les services diversifiés de Touche à Tout, le catalogue produits facilite la création de devis cohérents. Les projets ouverts donnent une vue d’ensemble des mandats en cours.
Les avantages de GesMobile pour Touche à Tout
| Avant | Avec GesMobile |
|---|---|
| Noms de clients approximatifs | Base de données standardisée et fiable |
| Feuilles de temps collectées manuellement | Saisie directe et en temps réel |
| Pas de visibilité sur les plannings | Chaque équipe sait où elle doit aller |
| Documents papier accumulés | Zéro papier, tout digitalisé |
| Difficultés à gérer les absences | Vision claire de la disponibilité |
| Gestion administrative chronophage | Gains de temps significatifs |
Les résultats concrets
Catarina résume simplement : « J’ai gagné du temps et j’ai moins de papiers à classer. »
Mais derrière cette affirmation simple se cache une transformation réelle :
- Productivité accrue : le temps autrefois consacré au classement de documents est réinvesti dans la gestion stratégique
- Moins d’erreurs : les données standardisées réduisent les risques (noms mal notés, heures incorrectes, etc.)
- Équipes plus organisées : les employés savent précisément où aller et ce qu’ils doivent faire
- Crédibilité renforcée : des documents professionnels basés sur des données fiables renforcent l’image de l’entreprise
Et si tu gères une entreprise de services ?
Que tu diriges une PME de nettoyage, de maintenance, de jardinage ou de déménagement, les défis de Touche à Tout te sont probablement familiers :
- Comment être sûr que tes équipes savent où aller chaque jour ?
- Comment tracer les heures sans montagne de papier ?
- Comment gérer efficacement les absences et les congés en fonction de la saisonnalité ?
- Comment avoir une vue claire de l’activité en cours ?
GesMobile n’est pas une solution miracle, mais il crée une base solide pour passer de l’improvisation à l’organisation.